Als startende ondernemer komen er veel fiscale zaken op je af. Van het kiezen van de juiste rechtsvorm tot het indienen van je eerste belastingaangifte – een goede fiscale basis is cruciaal voor een succesvolle onderneming. Bij DeFiscalisten bieden wij specialistische ondersteuning aan beginnende ondernemers om hen door het fiscale landschap te navigeren. In dit artikel bespreken we de belangrijkste fiscale aspecten waar je als startende ondernemer mee te maken krijgt.
Welke belastingvoordelen zijn er voor startende ondernemers?
Als je net begint met ondernemen, biedt de Nederlandse belastingwetgeving diverse fiscale voordelen om je op weg te helpen. De startersaftrek is een van de belangrijkste regelingen, waarmee je tot €2.123 (2024) van je winst kunt aftrekken in de eerste drie jaar van je ondernemerschap. Voorwaarde is wel dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt.
Naast de startersaftrek kun je als startende ondernemer ook profiteren van de zelfstandigenaftrek. In 2024 bedraagt deze €5.030. Deze aftrek wordt de komende jaren stapsgewijs verlaagd, dus het is gunstig om hier nu nog gebruik van te maken.
Een andere belangrijke regeling is de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Deze aftrek geldt wanneer je investeert in bedrijfsmiddelen. Afhankelijk van het investeringsbedrag kun je tussen de 28% en 0% van je investeringen aftrekken. Voor 2024 geldt een maximale aftrek van €17.576 bij investeringen tussen €2.400 en €63.485.
Voor duurzame investeringen bestaan er aanvullende regelingen zoals de Milieu-investeringsaftrek (MIA) en de Energie-investeringsaftrek (EIA). Hiermee stimuleert de overheid investeringen in milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen.
Om optimaal gebruik te maken van deze voordelen is het belangrijk dat je aan alle voorwaarden voldoet. Zo moet je voor de meeste aftrekposten voldoen aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar en moet je administratie op orde zijn om dit te kunnen aantonen.
Hoe kies ik de juiste rechtsvorm voor mijn belastingsituatie?
De keuze voor een rechtsvorm heeft grote invloed op je fiscale situatie. De eenmanszaak is de meest eenvoudige vorm om mee te starten. Je betaalt inkomstenbelasting over je winst en kunt gebruikmaken van ondernemersaftrekken zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Het nadeel is dat je persoonlijk aansprakelijk bent voor schulden van je onderneming.
Een Vennootschap onder Firma (VOF) is geschikt als je met meerdere personen een onderneming start. Net als bij een eenmanszaak betaal je inkomstenbelasting over je winstaandeel en kun je gebruikmaken van ondernemersaftrekken. Ook hier ben je hoofdelijk aansprakelijk voor alle schulden van de VOF.
De Besloten Vennootschap (BV) biedt meer bescherming tegen persoonlijke aansprakelijkheid. De BV betaalt vennootschapsbelasting over de winst (15% over de eerste €200.000 in 2024, daarboven 25,8%). Als aandeelhouder betaal je 26,9% (2024) inkomstenbelasting over dividenduitkeringen. Het nadeel is dat je geen gebruik kunt maken van ondernemersaftrekken.
Voor ZZP’ers kan ook de Besloten Vennootschap (BV) interessant zijn, vooral als je veel winst maakt of risico’s wilt beperken. Let hierbij wel op de gebruikelijk-loonregeling, die voorschrijft dat je jezelf een redelijk salaris moet toekennen.
Overweeg bij je keuze factoren als: verwachte winst, aansprakelijkheidsrisico’s, administratieve lasten en toekomstplannen. Een rechtsvorm die in het begin voordelig is, kan later minder gunstig uitpakken.
Wat moet ik weten over btw als startende ondernemer?
Als ondernemer krijg je vrijwel altijd te maken met btw (belasting over de toegevoegde waarde). Je bent btw-plichtig wanneer je zelfstandig een bedrijf of beroep uitoefent. Als btw-plichtige ondernemer bereken je btw over je verkopen en mag je de btw die je zelf betaalt over zakelijke uitgaven aftrekken.
In Nederland kennen we verschillende btw-tarieven: het algemene tarief van 21%, het verlaagde tarief van 9% (voor onder andere voedingsmiddelen en bepaalde diensten) en het nultarief (voor bijvoorbeeld internationale handel). Het is belangrijk om te weten welk tarief voor jouw producten of diensten geldt.
Voor kleine ondernemers bestaat de kleineondernemersregeling (KOR). Als je jaarlijks minder dan €20.000 omzet hebt, kun je kiezen voor btw-vrijstelling. Je brengt dan geen btw in rekening aan klanten, maar mag ook geen btw aftrekken over je inkopen. Deze regeling vermindert je administratieve lasten aanzienlijk.
Als je kiest voor de KOR, ben je voor minimaal drie jaar aan deze keuze gebonden. Overweeg daarom goed of dit bij je onderneming past. Voor ondernemers met hoge investeringen of die vooral zakelijke klanten hebben, is de KOR vaak niet voordelig.
Je btw-aangifte doe je meestal per kwartaal. Zorg ervoor dat je een goede btw-administratie bijhoudt, met alle facturen en bonnen van je inkopen en verkopen. Dit is essentieel voor een correcte aangifte en om eventuele controles van de Belastingdienst goed te doorstaan.
Wanneer moet ik mij aanmelden bij de Belastingdienst?
Als startende ondernemer moet je je zo snel mogelijk aanmelden bij de Belastingdienst, uiterlijk één week voordat je met je onderneming begint. De aanmelding verloopt via het inschrijfformulier van de Kamer van Koophandel (KvK). De KvK geeft je inschrijving automatisch door aan de Belastingdienst.
Na je aanmelding ontvang je binnen enkele weken een btw-identificatienummer en, indien van toepassing, een omzetbelastingnummer. Het btw-identificatienummer gebruik je voor je zakelijke contacten, vooral bij internationale transacties. Het omzetbelastingnummer gebruik je voor je btw-aangiftes.
Indien je personeel in dienst neemt, moet je je ook aanmelden als werkgever. Dit doe je met het formulier ‘Aanmelding werkgever’ van de Belastingdienst. Je ontvangt dan een loonheffingennummer waarmee je aangifte loonheffingen kunt doen.
Bij te late aanmelding riskeer je boetes van de Belastingdienst. Bovendien kan het leiden tot problemen met het terugvragen van btw over investeringen die je vóór de officiële start van je onderneming hebt gedaan. Dit kan financiële gevolgen hebben, zoals bleek uit een recente rechtszaak waarbij een onderneemster verlies leed doordat de btw-teruggaaf werd geweigerd.
Zorg daarom dat je tijdig en correct bent aangemeld, zodat je direct vanaf de start van je onderneming gebruik kunt maken van alle fiscale voordelen en verplichtingen correct kunt nakomen.
Welke kosten kan ik als startende ondernemer aftrekken?
Als ondernemer kun je zakelijke kosten aftrekken van je winst, waardoor je minder belasting betaalt. Zakelijke kosten zijn uitgaven die je doet om je omzet te behalen, te behouden of te vergroten. Denk aan huisvestingskosten, inventaris, transportkosten, marketing, telefoon- en internetkosten, en zakelijke verzekeringen.
Voor kosten die zowel een zakelijk als privé karakter hebben, zoals je auto of werkruimte thuis, gelden specifieke regels. Voor een auto moet je een kilometeradministratie bijhouden om het zakelijke gebruik aan te tonen. Voor een werkruimte thuis gelden strenge voorwaarden: de ruimte moet een zelfstandig deel van je woning zijn en je moet er regelmatig werken.
Als je start vanuit een uitkering, kunnen bepaalde startkosten mogelijk worden vergoed door het UWV of de gemeente. Informeer hiernaar voordat je grote uitgaven doet.
Let op met privé-uitgaven die je zakelijk wilt gebruiken. Deze kun je niet zomaar als kosten opvoeren. Bij gemengde kosten, zoals representatie en voedsel, mag je slechts een deel aftrekken (vaak 80%). Voor ondernemers met een BV geldt de werkkostenregeling, waarbij je tot een bepaald percentage van de loonsom onbelaste vergoedingen aan werknemers (inclusief jezelf als DGA) kunt geven.
Veelgemaakte fouten bij kostenaftrek zijn het niet bewaren van bonnetjes, het onterecht volledig aftrekken van gemengde kosten en het niet bijhouden van een deugdelijke administratie. De Belastingdienst controleert hier streng op en kan bij onregelmatigheden naheffingen plus boetes opleggen.
Hoe bereid ik mij voor op mijn eerste belastingaangifte?
Je eerste belastingaangifte als ondernemer vraagt een gedegen voorbereiding. Begin met het opzetten van een overzichtelijke administratie. Bewaar alle bonnen, facturen en bankafschriften en houd zakelijke en privé-uitgaven strikt gescheiden. Een goed boekhoudprogramma kan hierbij helpen.
Als eenmanszaak of VOF doe je aangifte inkomstenbelasting, waarbij je winst uit onderneming opgeeft. Bij een BV doe je aangifte vennootschapsbelasting voor de BV en inkomstenbelasting voor jezelf als natuurlijk persoon. De deadline voor de inkomstenbelasting is meestal 1 mei van het volgende jaar, voor de vennootschapsbelasting geldt een termijn van 5 maanden na afloop van het boekjaar.
Bereid je voor op de volgende onderdelen van je aangifte:
- Omzetverantwoording (facturen, kassabonnen)
- Kostenoverzicht met bewijsstukken
- Investeringen en afschrijvingen
- Voorraadwaardering (indien van toepassing)
- Overzicht van debiteuren en crediteuren
- Kilometeradministratie (bij zakelijk gebruik privéauto)
Veelgemaakte fouten bij de eerste aangifte zijn het vergeten van aftrekposten, onjuiste toepassing van fiscale regelingen en het niet tijdig indienen. Uitstel aanvragen is mogelijk, maar doe dit wel vóór de deadline.
Voor een efficiënte belastingplanning is het raadzaam om gedurende het jaar al rekening te houden met belastingverplichtingen. Reserveer een deel van je inkomsten voor belastingbetalingen en overweeg om voorlopige aanslagen aan te vragen om grote betalingen ineens te voorkomen.
Wanneer is het verstandig om een fiscalist in te schakelen?
Hoewel je als ondernemer veel zelf kunt regelen, zijn er situaties waarin professioneel belastingadvies onmisbaar is. Complexe fiscale vraagstukken, zoals het opstarten van een BV, internationale activiteiten of bedrijfsoverdrachten, vragen om specialistische kennis.
Ook bij controles of geschillen met de Belastingdienst is het verstandig een fiscalist in te schakelen. Zij kennen de procedures en kunnen je belangen optimaal behartigen. Uit recente rechtszaken blijkt dat zonder goede begeleiding de kans op boetes en naheffingen aanzienlijk toeneemt.
Bij belangrijke financiële beslissingen, zoals grote investeringen of het aannemen van personeel, kan een fiscalist je helpen de fiscale gevolgen in kaart te brengen en optimale keuzes te maken. Dit geldt ook voor het benutten van fiscale regelingen zoals de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek of milieu-investeringsaftrek.
De kosten van een fiscalist wegen vaak op tegen de besparingen die zij kunnen realiseren. Niet alleen door het benutten van aftrekposten en regelingen, maar ook door het voorkomen van kostbare fouten. Een goede fiscalist verdient zichzelf terug.
Bij DeFiscalisten ondersteunen wij specifiek startende ondernemers met praktisch belastingadvies. Wij helpen je niet alleen met het voldoen aan je fiscale verplichtingen, maar denken ook proactief mee over fiscale planning en optimalisatie. Zo kun jij je focussen op wat je het liefste doet: ondernemen.